海外営業の醍醐味!筆者の海外出張スケジュールを公開します(北米編)1

海外出張アイキャッチ

憧れの海外営業職としてキャリアをスタートしたら、次に目指す目標は恐らく海外出張に行く事でしょう。スーツを着て颯爽と飛行機を乗りこなし、到着後はブリーフケースを片手に商談へ直行。商談では英語を駆使して顧客と粘り強く交渉し、成約を勝ち取る。

夜は仲間とホテルのバーで成約祝にビールを飲む。海外出張に対して持つイメージは人それぞれですが、大体皆さんこの様な華やかな姿を想像している場合が多いと思います(実際、筆者は就活中にこの様な姿をイメージしていました)。

しかし、当然の事ながらこれはテレビドラマを見すぎた人が持つ誤解であり、現実はもっとハードで泥臭い出張の場合が多いです。今日は筆者の実際の出張スケジュールを辿りながら、具体的な海外出張の流れを紹介したいと思います。

エマ
海外出張に行く人って、部署の中でも仕事が出来る人なイメージがあるわ。皆が皆行ける訳じゃない、みたいな。
K
その通り。ある程度仕事が出来る人が行くのは事実だよ。出張先では時差の関係もあり、上司に意見を貰わずに自分で判断する機会もある。だから、少し経験を積んで判断力を高めてからでないと、出張に行かせて貰えないんだ。

実際の海外出張スケジュールを紹介!

それでは、筆者が2019年5月に実際に出張したスケジュールを紹介しましょう。ゴールデンウィークが明けて1週間後。皆が仕事の勘を取り戻してギアを元に戻すタイミングで、筆者は同じ会社の同僚2名と一緒にカナダ・アメリカ出張へ行って来ました。

概要
目的:既存顧客への挨拶回りと新規顧客の開拓
出張者:3名(筆者、技術部1名、サービス部1名)
日程;5月13日(日)〜24日(土)
出張スケジュール

上のスケジュールを見て、どの様に感じるでしょうか?恐らく、結構なハードスケジュールに驚く人が多いと思います。その通り!海外出張は結構大変なのです!それでは、今回の出張を準備段階から具体的に順を追って見て行きましょう。

出張1か月前

この時期になると海外出張の大枠がおおよそ決まり、航空券の予約をする事が多いです。航空券は渡航2週間前を過ぎると席を取るのが難しくなり、複数名で出張する際は同じフライトが確保出来ないリスクがあります。出張人数にもよりますが、やはり1ヶ月前には航空券の予約を行い、3週間前には発券するのが無難でしょう。

今回の出張ではダラスまでの日程は確定していましたが、その後急遽ヒューストンへ立ち寄る計画に変更となりました。この変更判断を待っていたため、発券が渡航2週間前になり、航空券の確保はギリギリ出来た感じです。

海外出張の日程は過密になりがちで、かつギリギリまで計画が固まらないケースが多々あります。時と場合に応じて、早めに航空券を発券するのか、ギリギリまで発券を待つのか、判断しましょう。

コラム:席が取れなくなる位なら、キャンセル料覚悟で航空券を発券した方が良い?
航空券は一度発券すると、渡航日程が全て確定してしまいます。発券後に日程を変更する場合は、一度発券済みの航空券を破棄して、再度航空券を発券し直す作業を行います。キャンセル料は約3万円で、航空券の代金を全額支払う訳では有りません。

海外出張の日程は上司の意向や海外子会社のアレンジの影響でギリギリまで確定しない場合が多く、「予定が100%決まるのを待っていたら飛行機の席がなくなっていた」と言う事態も発生し易いです。従って、筆者は目安として渡航2週間前になったら、予定が変更になる可能性があっても取り敢えず航空券を発券する様にしています。

失敗するとキャンセル料が3万円かかりますが、フライトの席がなくなるよりマシですし、第一キャンセル料の3万円を支払うのは会社ですからね。従業員が自腹で支払う訳ではないので、ここは割り切って懸命な判断をするように心がけています。

出張2週間前

この時期になると、渡航に向けた具体的な準備で忙しくなります。ホテルの予約、ビザ(ESTA等)の確保、レンタカーの予約、国際免許証の取得、顧客へ持参する手土産の選定、商談で使用するカタログの準備等が主な準備になります。

また、海外子会社の担当者と綿密に連絡を取り合い、商談のためのアポイント(顧客との面会予約)を調整するのも欠かせない項目です。折角長時間フライトの末に辿り着いた渡航先で、ドタキャンを食らうのは避けたいですからね。しっかりとスケジュールを固めましょう。

今回の出張では12件の顧客とアポイントを取り、実際に面談出来たのはその内11件でした。1件は顧客の都合が悪くなったため、前日にキャンセルが入ってしまいました。この様なドタキャンは不可抗力なので仕方がないですが、このキャンセル率をどの様に下げるかは営業マンにとって永遠の課題です。感覚的に、キャンセル率が10%以下であれば問題ないと筆者は考えています。

コラム:現地でのスケジュールは子会社任せ?
今回の出張の様にカナダやアメリカ国内を転々とする場合、海外子会社の営業担当の力量頼みになる傾向が強くなります。何故なら、ホテルから顧客の事務所への移動時間や、一番目に訪問する顧客と二番目に訪問する顧客の位置関係は現地人にしか分からないからです。

出張者として、「こんなタイプの顧客にアプローチしたい」「最低何件の顧客は訪問したい」と言った注文は日本から必ず出します。しかし、それがどこまで上手く達成出来るかは、結局現地人の意気込み次第です。

現地人にも様々なタイプがいますが、怠け癖がある担当だと訪問顧客のアレンジが少なく、毎日夕方の4時前には仕事が終わってしまう事もあります。

4時に仕事が終われば楽ですが、訪問顧客の数が少ないと帰国後の報告会で上司から怒鳴られる事もありますので、やはりやる気のある現地担当にしっかりと出張をアレンジして貰うに越した事はありません。

渡航日当日

いよいよ出張へ向けて飛び立つ日。海外出張は1人で行く場合は比較的少なく、大体の場合は複数名で一緒に行動します。当日は時間に余裕を持って、出発時刻の2時間前には空港に集合するケースが多いです。

集合時間に対する考え方も人によって異なり、集合時間ピッタリに空港に到着する計画を組む人もいれば、もっと早めに到着して空港で時間を潰す人もいます。

筆者は後者のタイプで、集合時間より前に到着して、ご飯を空港で食べたり、手土産を選んで時間を潰す様にしています。特に、ご飯は重要です!理由は、空港のレストランでの食事は、まともな日本食が食べれる最後のチャンスだからです。

この先、飛行機に搭乗すれば機内食が、現地に到着すれば現地の食事(アメリカであればステーキやハンバーガー)を食べる事になります。筆者はジャンクフードも大好きなので、ハンバーガー自体は好きなのですが、さすがに1週間もすると日本食が恋しくなります。

海外出張は仕事なので、旅行の時と違って好きな時に好きな料理を食べる事は出来ません。今回の出張のように過密日程だと、顧客との商談の合間にガソリンスタンドに併設されたファーストフード店でさっとランチを済ます事は日常的に発生します。ですから、海外に渡航したら最後、美味しい日本食を食べれる機会はないと思った方が良いでしょう。

だからこそ、筆者は空港で最後の晩餐として美味しい日本食を食べるのです。この日は結局カツカレーを食べました。海外のお米は美味しくないですからね。やはり日本で食べるカツカレーは絶品です。

コラム:出発日の集合時間に遅れる人は少ない
ズボラで時間にルーズな人は、社会人の中にも一定数存在します。ビジネスの場で遅刻はご法度であるにもかかわらず、彼らは会議の開始時刻に遅れたりするのです。ところが不思議な事に、海外出張の出発日に遅刻する人は余り見たことが有りません。海外へ渡航すると言うプレッシャーなのか、あるいは飛行機に遅刻すると到着が一日遅れてしまうから気をつけるのか分かりませんが、とにかく遅刻率はほぼ0%に近くなります。

この様な状況で自分が遅刻しないように、注意しましょう。「あの人は日頃から時間ギリギリに来るから大丈夫」と言った甘い考えをしていると、蓋を開けたら自分だけが遅刻してしまったと言う事態に陥りかねません。

また、「飛行機に乗り遅れるかも知れない」と焦って行動をすると、空港に到着する前に自分が事故に合うリスクも高まります。たとえ同行者が遅刻症だとしても、確実に渡航2時間前には空港に到着しましょう。

空港では、外国通貨に両替したり、機内に持ち込む飲み物を買ったり、自宅に忘れてしまったイヤホンを急遽買ったり、必ずやるべき事があります。「早く到着しすぎたらカフェで時間を潰す」位の意気込みで、早め早めの行動を心がけましょう。

機内

さて、いよいよ機内へ搭乗する事になったメンバー達。フライト時間は11時間弱なので、皆さん思い思いのラフな格好をしています。筆者はまだカッチリしている方だと自負しているのですが、搭乗時は常に襟付きのシャツ+チノパン+防寒用パーカーを着る事にしています。機内は寒いのでパーカーは必須ですが、一度パーカーを脱げばビジネスカジュアルとして通用する服装です。

他のメンバーはと言うと、皆さんもっとラフな格好の場合が多いです。Tシャツ+トレーナー+スニーカーや、全身ジャージの様な格好で長時間フライトに望む人もいます。この辺は普段職場で見られない個人のテイストが見れるので、なかなか面白いです。

コラム:筆者がビジネスカジュアルで渡航する理由
その昔アメリカを経由して中南米へ海外出張した際、経由地のアメリカでスーツケースがだけが止まってしまい、自分だけ目的地に到着してしまいました。スーツケースは1日遅れて中南米に到着する事になったのですが、なんと到着初日に日本の外務省の方と面談をする予定になっていました。面談用に用意したスーツは、当然ながらスーツケースの中に入っていたので、面談に着ていく事は出来ません。

結局、筆者は搭乗時に着用していた襟付きシャツとチノパンで外務省の方と面談をしました。面談相手に事情を説明した所、すぐに状況を理解し、「服装に関しては気にしないで下さい。この国ではロストバゲッジは良くある事です。」と温かいお言葉を頂いたのですが、やはり相手がスーツを着ているのにこちらが私服というのは、結構な気まずさを感じました。

当時を振り返ると、幸いだったのは筆者の服装がビジネスカジュアルとしてギリギリ通用するものだった事です。たまたまビジネスカジュアルで飛行機に乗っていた為、最悪の事態を逃れられたのです。仮に私が上下ジャージやTシャツで渡航していたら、外務省の役人の方との面談はキャンセルせざるを得なかったでしょう。これ以降、筆者は毎回必ずビジネスカジュアル(らしき服装)で移動するようにしています。

バンクーバーに到着

無事に入国審査を全員クリアしたら、預け荷物の受け取りをする為に回転台(カルーセル)へ向かいます。この預け荷物の受け取りにはハプニングが付き物です。コラムにも書いた通り、海外ではロストバゲッジは日常茶飯事で、経由地の空港の数が増えるとリスクは一層増します。

今回の出張では無事全員の荷物を受け取ることが出来ましたが、油断は禁物。長いフライトで疲れているでしょうが、預け荷物を受け取るまでは気を抜かない様にしましょう。

さて、無事に空港を出たら、タクシーを拾ってホテルまで向かいます。ホテルへの到着時刻は午後3時で、チェックイン開始時間とほぼ同時でしたので、安心して部屋を確保できました。これが午前中に現地着のフライトになってしまうと、ホテルのチェックイン開始時刻よりも前にホテルへ到着してしまいます。

海外は日本と異なりホテル側も比較的融通を利かせてくれるのですが、それでも清掃済みの部屋が無いとチェックインは出来ません。チェックインが出来なければ、部屋の準備が出来るまでホテルのロビーで永遠に待ち続ける事になりますので、可能であればフライトは昼~夕方着のものを選ぶ様にしましょう。

数時間休憩した後、出張者全員で夕食を食べに行きました。土地勘が一切ないので、ホテル近くを歩いて適当な中華レストランで食べることに。長旅と時差の影響で余り食欲は有りませんでしたが、一人一皿注文をして、それを皆でシェアして食べました。味は比較的濃い味で結構美味しかったです。バンクーバーは中華系の移民が多いので、中国料理も発展しているんでしょうね。

この日は早めに食事を終えて、各自ホテルで休むことになりました。「さあ寝よう!」と言いたい所ですが、その前にもう一仕事です。無事にバンクーバーへ到着した事を、日本の上司に伝えなければなりません。

ホテルの受付で貰ったWIFIのパスワードを使って会社のパソコンをインターネットに接続し、簡単なメールチェックと安着の連絡を行います。これが終われば、晴れて自由!自宅を出てから約20時間の旅を終え、ようやくふかふかのベッドでお休みです。(実際は、時差ボケで2時間おきに起きてしまうパターンが多いですが・・・)

コラム:ホテルのWIFIは安全?
昨今何処の国のホテルでも、大抵無料のWIFIネットワークを提供しています。筆者はいつもこのWIFIにお世話になるのですが、ある時から自分のメールアドレスに迷惑メールが届くようになりました。それも、言語は日本語ではなく英語で、メールアカウントをハッキングしたと脅す様なものから、マイクロソフトやGoogleのフリをしてパスワード情報を盗もうとするものまで、とにかくワールドワイドな迷惑メールです。

今でこそ見た瞬間に迷惑メールだと判断して即ゴミ箱に捨てられる様になりましたが、初めてメールを見た時は怖くなって、思わずメールに記載されたリンクをクリックしそうになってしまいました。危ないですね。思い出してみると、丁度その頃マレーシアに出張に行ってホテルのWIFIに接続したことが・・・。

確証はありませんが、恐らくそこのホテルのWIFIでメールアドレス情報が漏れてしまったのだと思います。無料WIFIは非常に便利ですが、海外ではセキュリティが甘いものもあります。注意したいですね。

業務初日、初営業

さて、業務初日はバンクーバーにいる顧客との商談が3件入っています。この3件の顧客と合う為に、わざわざバンクーバーまでやって来たのです・・・。翌日はロサンゼルスへ移動しますので、バンクーバーでの商談は今日が勝負。朝から気合が入ります。一緒に渡航した技術担当、サービス担当とホテルのロビーで待っていると、時間通りに海外子会社の営業担当が車でやって来ました。

今回のバンクーバー滞在は1日だけのため、レンタカーは借りずに子会社の営業担当が社用車で顧客の事務所まで連れて行ってくれます。話好きな営業マンと一緒に車に乗り込んだら、いよいよ最初の商談へ。

出張者3名と現地営業マン1名、合計4名でSUVに乗ると、スペースは結構キツキツです。何故なら、出張者は自分達の身体の他に、カタログや手土産などの荷物が多く、人数以上のスペースを専有するからです。

今回はまだゆったり座れるレベルでしたが、酷いときはスーツケースを自分の膝の上に乗せて後部座席に座らなければならない事もあります。受け入れをする営業マンが慣れていれば大きな車を用意してくれるのでしょうが、慣れていないと出張者数にピッタリの車を用意してしまうのでしょうね。この点は営業マンの配慮によりますので、快適な旅が出来るよう祈るしか有りません。

コラム:海外出張で一番辛いのは自動車移動?
筆者は今まで世界一周を含めて、数多くの海外出張をこなして来ました。そして、様々な国で色々な経験をして来ました。その経験から言わせて貰うと、海外出張で一番辛いのは、実は長時間フライトではなく自動車移動だと思います。理由は、自動車は飛行機と違ってトイレが付いていないからです。

飛行機は長時間機内に閉じ込められますが、それなりに個人のスペースが確保されており、機内エンターテイメント等の娯楽も充実しています。そして、何よりトイレがついており、人の目を気にせず用を足せます。

一方、複数名で自動車移動をする際には、常にトイレに気をつける必要があります。何故なら、車にはトイレが無く、また土地勘のない外国では次の営業先まで後どれ位で到着するのか、分からない事が多いからです。営業先と営業先の間も、実は飛行機で移動出来たら最高なのかも知れません。

無事営業終了、初めての優雅な夕食?

何とか初日の商談を完了した我々は、子会社の営業マンの運転でホテルへ無事に戻ってきました。幸いにも3件とも比較的楽な(優しい)顧客だったため、特に批判的なコメントを受ける事もなく、終始穏やかなムードで製品の売り込みが出来ました。ホテルへ到着したのは17時。その後皆で夕食を食べに近くのラーメン屋へ向かいます。

バンクーバーでラーメン?と思うかも知れませんが、地元では有名な日本人が経営しているラーメン屋を、同行者の一人が事前にリサーチして見つけてくれたのです。こうして、出張者御一行は出張2日目にして早くも海外でとんこつラーメン(15ドル)を食べる事になりました

「折角海外にいるのだから、ステーキを食べたら良いのに・・・」と言う声が聞こえてきそうですが、海外出張を何度も重ねていると、もはやその地の料理も食べ飽きてしまうんです。結果として、安全で無難な日本食を探してしまう。困ったものです。

コラム:出張者と毎日食事を取るのはかなり辛い!
複数名で海外出張に行くと、いつも困る事があります。それは、夕食を一人で食べる事が出来ない事です。日中の行動もメンバーと一緒、ホテルも一緒となると、何となく惰性で毎晩夕食を一緒に食べる事になります。始めの数日間は初対面なので自己紹介をしたり趣味の話で盛り上がりますが、回数を重ねる毎に話題がなくなり、最終的には余り話さずに黙々と食べることになります。

筆者は元々大人数で行動するのが好きではないので、心の奥底では「夕食くらい一人で食べたい」と思っています。しかし、ホテルに到着する度に同行者から言われる「夕食、ロビー何時集合にします?」と言うセリフを聞くと、結局本音を言い出せずに同行して食べてしまいます。一人で単独行動するのも結構感じが悪いですしね。

ただ、この常に同じメンバーで食事を食べると言うストレスは、実は結構ジャブの様に体の中に溜まっていきます。海外出張では、一人で過ごせる空間はホテルの部屋だけなのです。

さよなら、バンクーバー

到着2日目の夜も時差ボケの影響で2,3時間毎に起きてしまいます。朝7時になっても、身体はまだ全然回復していない様子。しかし、今日は飛行機に乗ってロサンゼルスまで移動しなければなりません。

疲れた身体に鞭打ってスーツケースを詰め直し、ホテルを朝8時にチェックアウトして、皆でバンクーバー国際空港へ向かいます。たった一日のカナダ滞在が終わり、次の舞台はアメリカ。

「一体一日だけカナダに来て何か意味があったのだろうか・・・?」と自問自答しつつ、筆者と同行者はロサンゼルスを目指してエアーカナダに搭乗します。長くなりましたので、この続きは後半でお伝えします。

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K

共働きの妻と愛する子供を持つバイリンガルパパ(TOEIC950点、英検1級)。家事、育児、仕事と毎日忙しく奔走中。忙しすぎて風邪でダウンする事が時々ある。10年の海外営業経験を活かし、ブログでは英語学習のノウハウ、幼児英語教育(おうち英語)、海外営業の関する情報を提供しています!